Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, hầu hết các lĩnh vực và ngành nghề đã chuyển sang sử dụng các công cụ như: email và hotline để tương tác trực tiếp với khách hàng. Tuy nhiên, với những văn kiện quan trọng như thư mời, đơn báo giá hay hợp đồng, email thì không thể thay thế. Đây cũng là lý do tại sao giấy tiêu đề lại sử dụng phổ biến trong công ty, văn phòng.

Giấy tiêu đề là gì?

Giấy tiêu đề (Letterhead) là loại giấy chứa thông tin, địa chỉ liên hệ của doanh nghiệp dùng để làm hợp đồng, báo giá, thông tin chính sách mới hay in tài liệu quan trọng trong công ty.

Ngoài ra, những loại hồ sơ như: giới thiệu công ty, hồ sơ đấu thầu,... cũng có thể sử dụng loại giấy tiêu đề nhằm tăng tính chuyên nghiệp cho văn bản công ty. Giấy tiêu đề được xem là một trong những phần quan trọng trong bộ nhận diện thương hiệu của công ty.

Những thông tin cần có khi thiết kế giấy tiêu đề

Giấy tiêu đề thường được sử dụng khi gặp khách hàng, đối tác, trong cuộc họp, thảo luận, hội nghị hay buổi phỏng vấn nhân viên. Vì vậy, trên giấy in tiêu đề cần thể hiện các thông tin đầy đủ sau đây.

• Logo doanh nghiệp.

• Tên doanh nghiệp.

• Địa chỉ.

• Thông tin liên hệ doanh nghiệp: email, số điện thoại, fax,...

Tầm quan trọng của giấy tiêu đề

Giấy tiêu đề là một phần quan trọng trong công việc và kinh doanh.

• Tạo ấn tượng chuyên nghiệp: Trang bìa được thiết kế tinh tế với thông tin như: logo, tên công ty và thông tin liên hệ sẽ góp phần tạo dựng một hình ảnh chuyên nghiệp, giúp tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng, đối tác.

• Tăng tính chuyên nghiệp cho tài liệu: Khi sử dụng Letterhead cho các tài liệu quan trọng như: hợp đồng, báo cáo, thư từ,... sẽ giúp tăng tính chuyên nghiệp của tài liệu và góp phần nâng cao uy tín của công ty.

• Giúp dễ dàng nhận diện thương hiệu: In logo và thông tin của công ty trên giấy tiêu đề giúp khách hàng, đối tác dễ dàng nhận diện thương hiệu của công ty.

• Tạo sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh: Sử dụng Letterhead có chất lượng tốt và độ bóng cao giúp tạo sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh, đồng thời giúp công ty nổi bật hơn trong mắt khách hàng.

• Kích thước A4 (21×29.7cm), nếu muốn in trên giấy A3 thì vẫn phải in A4 rồi cắt thành phẩm thành A3.

• Giấy Ford là loại giấy phổ biến để in Letterhead. Ngoài ra, có thể sử dụng giấy Offer, Lotus, Conqueror, Galgo,...

• Định lượng giấy 80gsm -120gsm. Nếu sử dụng định lượng giấy lớn hơn 120gsm có thể nhiều loại máy in văn phòng thường sẽ không thể in được.

• In bốn màu, in kỹ thuật số/in offset.

• In một mặt giấy, cắt thành phẩm (A4, A3).

Lưu ý khi in giấy tiêu đề

Khi in giấy tiêu đề bạn cần lưu ý một số thông tin sau đây.

Chọn chất liệu và định lượng giấy

Loại chất liệu và định lượng giấy sẽ tác động lớn đến sự thay đổi và chuyên nghiệp của Letterhead. Vì vậy, bạn cần tìm hiểu về các loại giấy, kích thước giấy phổ biến khi in giấy tiêu đề trước khi thực hiện in.

Kỹ thuật in

Giấy in tiêu đề thường sử dụng kỹ thuật in offset 2 màu hoặc 4 màu, tùy thuộc vào thiết kế logo, màu sắc,...

Khi in cần lưu ý đến màu sắc. Thông thường, mức chênh lệch giữa thiết kế và bản in hoàn chỉnh sẽ rơi vào tầm 10 – 15% tùy vào chất liệu giấy cũng như kỹ thuật của đơn vị in mà có sự thay đổi khác nhau.